Confinement : comment bien s'organiser en télétravail ?

[Robert26]

Le télétravail (ou home office / work at home pour les plus anglophiles) se démocratise, et devient même une nécessité lors de situations exceptionnelles, comme actuellement avec l’épidémie de Covid-19 et le confinement qui s’en suit. Travailler de chez soi, l’idée paraît séduisante au premier abord, et en effet, le télétravail a des avantages. Mais cela demande plus d’organisation que l’on ne le croit. Comment mettre en place un télétravail efficace pendant le confinement ? SFR vous dit tout :).

Organiser sa journée de télétravail

Principe de base du télétravail : imaginez que vous vous rendez au bureau ! La première chose à faire est donc de respecter vos horaires habituels et de vous habiller (eh oui !), comme si vous sortiez travailler. Il s’agit de garder un rythme stable propice à une meilleure productivité.

Organiser un espace de télétravail est important pendant le confinement

Pour télétravailler dans de bonnes conditions, même pendant un confinement obligatoire, il est également important de s'aménager un espace dédié. Si vous n’avez pas de bureau ou de pièce de ce genre, utilisez une table, un plateau avec des trépieds… Bref, tout ce qui vous permet de vous créer un espace de travail fixe pour favoriser la concentration pendant le télétravail. Évitez de rester sur le canapé ou pire, dans le lit.

Dans la même idée, rassemblez tout ce que vous pourriez avoir sur votre bureau habituel pour ne pas vous lever sans cesse : documents, papier, stylos, etc. L’objectif est d’éviter au maximum les distractions tentantes de son domicile, comme les séries Netflix ou Amazon Prime, entre autres ;).

Mais comment fonctionne le télétravail si vous habitez avec une ou plusieurs personnes (colocataire(s), conjoint(e), enfant(s)...) ? Avec une simple règle : elles doivent également intégrer le fait que vous travaillez, et que vous avez donc besoin ne pas être dérangé. D’ailleurs, quand vous êtes au bureau, elles ne vous appellent pas toutes les 5 minutes. Une mise au point préalable évite donc ce genre de petit désagrément :)…

Enfin, même si vous travaillez de chez vous, n’oubliez pas de faire des pauses ! Vous en faites bien au bureau après tout, et le café est certainement bien meilleur à la maison !

Les outils indispensables pour le télétravail

Maintenant que votre espace de travail est aménagé et les règles posées, il faut s'assurer de posséder les bons outils pour le télétravail. Travailler de chez vous pendant le confinement dû au Coronavirus ne dispense pas de communiquer avec ses collègues ou d’organiser ses tâches du jour. Si votre entreprise ne vous fournit pas déjà ce dont vous avez besoin, il existe des logiciels gratuits et leurs applications mobiles pour à peu près tout ce dont vous aurez besoin.

En priorité, une messagerie instantanée. Il y a le choix en la matière, entre Skype, très connu, mais dont la version “entreprise” disparaîtra en 2021, Slack, très populaire, ou encore Microsoft Teams, également en vogue. Toutes ces messageries instantanées permettent la création de discussions indépendantes, le partage de fichiers, les appels vidéos… L’essentiel pour échanger avec vos collègues de travail.

Slack est une messagerie instantanée professionelle complète

Vous travaillez sur des projets d’équipes ? Un outil de gestion de projets s’impose. Parmi la multitude de logiciels existants, Trello fait figure de favori, et à raison. Sa formule gratuite permet de gérer autant de projets que nécessaire. Attribuez les tâches, visualisez l’avancement de leur réalisation et échangez avec votre équipe. Si Trello ne vous satisfait pas, vous pouvez également vous tourner vers Asana.

Dans la même idée, utilisez une suite d’outils collaboratifs en ligne. Google arrive en tête avec Google Docs, Sheets, Slides, et Forms, soit un traitement de texte, un tableur, une application de présentation type PowerPoint et une application pour créer des questionnaires. Travaillez en même temps que quelqu’un d’autre sur un document, commentez-le, et discutez en direct via le système de messagerie intégré. Mais si vous ne jurez que par Word et consorts, il existe la suite Microsoft Office en ligne.

Pour envoyer des fichiers volumineux qui ne passent pas dans la messagerie instantanée ou le logiciel de gestion de projets, nous vous conseillons Smash qui, contrairement au célèbre WeTransfer, n’a pas de limite de taille de fichiers imposée, même dans sa version gratuite. Smash possède de plus une fonction de prévisualisation des fichiers reçus, très pratique dans le cas d’un envoi d’images ou de vidéos par exemple.

Quant au stockage des fichiers, rien de tel que le Cloud ! Si vous utilisez la suite Google, un espace de stockage gratuit de 15 Go est déjà intégré : Google Drive. Pour plus de place, tournez-vous vers SFR Cloud, qui démarre à 100 Go, et peut monter jusqu’à 1000 Go si besoin. Votre offre SFR Fixe vous y donne d’ailleurs peut-être déjà accès :).

Enfin, organiser le télétravail avec ses collègues, c’est une chose, organiser vos tâches quotidiennes, c’en est une autre ! Plutôt que d'inonder votre espace de travail de notes adhésives, optez pour une solution en ligne. Si vous souhaitez une interface claire et fonctionnelle, Microsoft To Do est le service qu’il vous faut. Pour une simplicité maximale, tournez-vous vers WorkFlowy. Et si vous voulez faire de l’accomplissement de vos tâches quotidiennes un jeu, Habitica propose de créer un personnage qui évoluera au fil des tâches menées à bien. Tous ces services sont gratuits.

Optimiser sa connexion Internet en télétravail

Terminons ces conseils avec ceux de l’ARCEP (l’Autorité de Régulation des Communications Électroniques, des Postes et de la distribution de la presse), qui explique, en ces temps de confinement généralisé, comment optimiser sa connexion Internet pour le télétravail.

À retenir :

• Si vous travaillez en Wi-Fi et que votre Box possède deux réseaux : connectez votre ordinateur au réseau 5 GHz, plus rapide et généralement moins encombré, et le reste de vos appareils au réseau 2,4 GHz. Même si vous n’avez pas renommé vos réseaux depuis l’interface d’administration de votre Box (accessible généralement via l’adresse http://monmodem), la mention “5 GHz” est indiquée quand vous faites une recherche de réseaux Wi-Fi. Attention : tous les équipements ne sont pas compatibles avec la fréquence 5 GHz.

    N’oubliez pas non plus d’aménager l’espace autour de la Box, comme expliqué dans cette vidéo : 

• Si vous utilisez un ordinateur fourni par votre entreprise, il est certainement équipé d’un VPN (Virtual Private Network). Parfois, un souci de connexion Wi-Fi peut venir de ce logiciel, nécessaire à la sécurité de votre PC. Alors, en cas de panne, n’hésitez pas à contacter le service informatique de votre travail :). Vous voulez en savoir plus sur le sujet ? Rendez-vous sur l’Assistance SFR !
• Si vous pouvez brancher un câble ethernet, n’hésitez pas à le faire ! La connexion n’en sera que plus stable.
• Essayez enfin de ne pas lancer trop de services Web en même temps, navigateur, outils collaboratifs, plate-forme de streaming vidéo (YouTube, Netflix, Amazon Prime Video…), au risque de ralentir votre connexion. C’est d’autant plus vrai si vous utilisez un VPN : très souvent, la plate-forme vidéo aura la priorité sur lui.

Avec tout cela, vous êtes paré pour un télétravail efficace et productif ! Avez-vous d’autres astuces ou outils à partager avec la Communauté pour bien vivre le télétravail pendant le confinement dû au Coronavirus ? 

La Team Forum est là pour vous accompagner dans cette situation inédite, alors n’hésitez pas à partager vos conseils en commentaires. Prenez soin de vous, restez connectés, et bon courage à toutes et tous.